La scienza dell’efficenza: Come fare davvero di più e meglio in meno tempo

Gli strumenti e i sistemi per farci lavorare in un modo più efficiente non ci mancano, ma allo stesso momento ci sentiamo sempre più carichi di lavoro e lo stress sta diventando uno dei problemi principali della nostra società.

La mail, per esempio, ci ha dato la possibilità di comunicare sempre e ovunque, superando problemi di distanza e disponibilità, ma la lista delle mail ancora ‘da rispondere’ è sempre più lunga.

Ormai facciamo i progetti in spazi condivisi, senza la necessità di lavorare allo stesso tavolo nello stesso momento, ma facciamo sempre più fatica a concluderli in tempo.

Per essere davvero efficiente, non basta applicare solo uno strumento o implementare un sistema. Bisogna sapere che cosa ci rende inefficienti e come organizzarsi per bene.

 

Programmare è importante, il programma non ha nessun valore

La prima regola è la flessibilità e l’agilità di poter aggiustare il lavoro programmato sulla realtà di oggigiorno, non dimenticando mai gli obiettivi del progetto. Programmare il lavoro è fondamentale, soprattutto per capirne bene tutti gli aspetti, ma dopo bisogna aggiustare continuamente l’organizzazione e il programma alle condizioni del momento.

Per poter rispondere in modo flessibile al momento, è necessario rendere visivo il lavoro richiesto e controllare spesso l’avanzamento dello stesso. Quando il team sa la sua velocità reale, diventa più facile gestire e rispettare le priorità. Non c’è bisogno di riprogrammare tutto il lavoro con ogni cambiamento, basta riprogrammarne la quantità che tiene produttivo il team coinvolto.

È una buona pratica di far vedere spesso quello che si sta facendo per riceverefeedback immediato. Questo vale anche per gli errori, anche se c’è troppo spesso la propensione di tenerli nascosti. “Rimediare un errore dopo un mese, costa 24 volte più tempo che farlo subito.”

 

Multitasking rintontisce, lavorare troppo crea più lavoro

Anche se ormai viviamo in un società attiva 24 su 24h, non è detto che ogni ora che lavoriamo di più ci renda più efficaci. Anzi, è scientificamente provato che lavorare troppo peggiora la nostra capacità decisionale e crea di conseguenza più lavoro. È consigliato di lavorare il giusto, di fare le pause e non troppo straordinari. Il tempo è una risorsa limitata, bisogna usarlo coscienziosamente.

Nella gestione del proprio lavoro, non cercare di fare più cose alla volta, multitasking ci rintontisce. “Fare più di una cosa alla volta ti rende più lento e peggiore nello svolgimento delle attività.” È meglio dividere il lavoro in piccoli pezzi che sono realizzabili in brevi lassi di tempo. Fare le cose per bene alla prima volta è il massimo dell’efficienza.

È importante essere  realistici sul lavoro che si riesce a fare, non bisogna fare gli eroi e accumulare troppo lavoro. Conoscere le proprie capacità e velocità aiuta capire anche quando si riesce a portare a termine un lavoro.

 

La felicità ha un valore premonitore

C’è sempre più evidenza scientifica che la felicità è un premonitore del successo. La correlazione tra persone felici e successo è 2 volte più forte che tra persone di successo e felicità. “Le persone non sono felici perché hanno successo, hanno successo perché sono felici!” Questo è un messaggio forte che ci dice di concentrarci ‘sul viaggio, non sulla destinazione’ o nel senso del business ‘sul processo e non sull’obiettivo’.

I team eccellenti, spesso grazie ad una missione comune e alla capacità di poter vedere le proprie differenze come qualità, riescono a migliorare tutti i giorni e a misurare effettivamente quanto.  Misurando non soltanto la performance, ma anchela felicità. Chiedersi frequentemente: “Che cosa si può cambiare del modo di lavoro attuale?” e darsi una risposta sincera, non rende solo il team più sereno e felice, ma ha mostrato di rendere i team più produttivi di quando si poteva immaginare.

 

Questo articolo è stato basato sul libro “SCRUM: The art of doing twice the work in half the time” dello scrittore Jeff Sutherland.